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    【中小企业财务管理信息化面临的问题及解决办法】 小米财务管理案例分析

    时间:2019-01-29 05:34:17 来源:myyuju个人图书馆 本文已影响 myyuju个人图书馆手机站

      摘要:实行财务管理信息化是不断规范我国中小企业财务管理的一个重要手段,对促进中小企业加快成长具有重要意义。本文从我国中小企业财务管理信息化的发展历程和加强财务管理信息化的实际意义入手,对当前我国中小企业财务管理信息化建设存在的四个方面主要问题及其原因进行了深入分析和探讨,并对得出的结论提出相应的政策建议。
      关键词:中小企业;财务管理;信息化
      
      信息化给中小企业创造了一个平等的竞争环境,21世纪的中国必然要在世界的经济舞台上进行一番角逐,从某种程度上说,开拓国际市场的竞争,就是对信息的占有与竞争。网络技术可以使企业同任何一个国家或地区消费者消除地域上的阻隔,从而减少国际或地区间的市场壁垒,它为每个企业在虚拟的自由市场体系中营造了一个无法比拟的平等机会,为中小企业搭建了一座绿色通道,中小企业务必抓住这一良机,赶上信息化这一经济快车。
      一、中小企业财务管理信息化建设存在的主要问题
      财务管理信息化并非是一个绝对的概念,一个公司的最根本目的是实现公司价值最大化,所以就要考虑到成本效率原则,不能盲目追求信息化,而以公司支付不计经济成本为代价。另外规范的定制使执行人员处理问题比较机械,过于依赖制度,缺乏创新与活力,即使公司已经实现恰当的财务管理信息化,也并不代表信息化就一定有效,如果没有一个良好的反馈通道,并将使财务管理信息化走向一条失败之路。我认为中小企业在财务信息化建设的道路上出现的问题可以从如下几个方面考虑:
      (一)财务信息的传达时效性不足
      目前,有的公司虽然已经实现了财务信息化,但进度有快有慢,财务信息的准确性不高,单纯的资产、资金监管和指标考核已无法完全满足管理决策的需要,加之财务部人力有限,难以及时掌握公司的经营状况和财务资金变动情况,给公司的财务管理工作带来一定困难和风险。
      (二)部门间信息孤岛现象严重
      中小企业往往只会在财务部采用一些财务管理软件,这种虽然做到了财务信息化,但是难以达到财务管理信息化的要求。财务管理信息化要求企业各部门的信息化都能建设起来,缺乏了企业层面的统一的规划,难以统一部门间数据交互需求、数据传输标准,而财务部门对内对外的信息发布呈现一个相对滞后的情况,财务信息的不及时传输,形成了一个个部门信息孤岛,降低了信息的使用效果与效率。
      (三)投入与产出不成正比,成本代价昂贵
      因系统较新,成本居高不下,中小企业难以维持。特别当没有看到什么效益的时候,很多企业选择放弃,或者放置在那里,选择不采用的方式,这样更是造成了一种浪费,也是对自己企业自身失去信息。
      (四)缺乏财务管理信息化人才
      在一般的财务人员基础上,还必需熟练操作计算机设备,并且中小企业行业类型十分广泛,还得了解行业内部情况,以便分析时上升到管理的角度。这样的人才实在少之又少,导致企业财务管理信息化建设规划在可行性、适用性、科学性等方面存在不足之处,在标准化、规范化上存在瑕疵,这在一定程度上影响了业务与财务管理信息化一体化建设进程。
      二、导致中小企业财务管理信息化建设中存在问题的原因
      中小企业信息化实施的难点在上述已经提出,究其原因,为何在中小企业财务管理信息化过程中出现了如此多的问题?我总结了以下几点:
      (一)决策者认识不到位
      一部分企业的决策者认为,他们管理企业很多年,从来没有用过信息化的手段,但是他们的企业却是很不错的。另外,他们看到部分企业实施财务管理信息化之后效果并不是很明显,他们担心,实施财务管理信息化将有可能打破企业目前的平衡状态,却没有看到信息化将给企业带来的机遇。
      (二)企业财务管理基础薄弱而盲目的实施信息化
      一些企业家认识到了财务管理信息化的重要性,公司经济实力也比较好,他们就开始采购软硬件轰轰烈烈地进行信息化建设,但是他们没有认识到,一个系统的工程,首先需要这个企业有先进的管理理念和流程,特别是财务部流程要规范,员工职权明确。这样盲目进行信息化建设的企业,使企业失去了以往的平衡,最终很多都是失败了。
      (三)中小企业实力不足
      更多的企业家、管理者认识到了财务管理信息化的必要性,但是他们的企业实力却不强。有这样一家企业,九江xx轴承厂是一家有几十年汽车轴承生产历史的老企业,他们开始有一个信息化建设的计划,但是近几年来这家企业效益不佳,使他们在采购电话软硬件的时候,只能使用最初级的配置,最后用几台家用电脑,组建了一个小型的局域网,只能算是他们企业财务管理信息化建设的开始。这样是远远不够的,但是中国许多中小企业都面临着这个问题,资金都难以周转更别说投入到受益少见效慢的财务管理信息化上。
      (四)部分IT服务提供商不能提供专业化、个性化的服务
      IT服务提供商是指一部分软件设计者,他们虽然个个称得上是计算机界的精英,但是他们不了解企业财务的具体情况,尤其是一个新型行业,单凭一些不太确切的文字描述的需求分析、可行性研究就为一个企业开发一套管理软件,这样是不切实际和不负责任的,还有一部分管理软件生产商为了节省软件研发成本,并不针对某个企业来开发软件,而是针对一个行业的所有企业来开发,因为每个企业都有差异性,这些软件,在后来的实施中,效果并不好。
      (五)软件使用效率低下,导致运行与安全难以保障
      财务管理实现信息化是财务管理学科发展的一个新领域,它要求财会人员既要熟悉财会知识,又要熟悉网络知识。目前,我国财会人员所掌握的网络知识还比较少,不少财会人员虽然掌握了一些基础的计算机操作知识,但仅限于单机操作或文字编辑等简单功能的使用,网络运用仍然处于较低层次。这种状况使网络的安全运行难以保障。有的企业遇到问题时都依赖或求助专业技术人员,财会人员防御灾害及人为破坏的能力低,难免会给不怀好意者进入系统篡改、删除、窃取重要数据文件留下操作空间。一旦系统被非法侵入和破坏,轻者不能正常工作甚至瘫痪,重者会造成机密泄露,给企业带来无法估量的损失。
      三、中小企业财务管理信息化建设的工作建议
      一般来说,中小企业财务管理的信息化之路不是一蹴而就,必须经过一个阶段的发展,首先是财务管理。很多中小企业的销量不错,但却没有盈利。钱花到何处呢?也许是库存积压了,也许是销售后来回款困难。对于中小企业来说,财务管理特别是资金管理往往是信息化的基础,首先必须把这一步做好,才会降低库存,加强采购,才能做好采购和仓存管理。随着中小企业的逐步壮大,步入中型企业的行列或者中小型企业行列,然后才能考虑升级到ERP软件。
      我提出的解决办法是很具体和实用的,它不一定是最新技术,最先进的管理、最好的手段,它就像是为某人定做的西服和鞋子,只有适合了他们的尺寸、费用和风格才是最好的。中小企业财务管理信息化解决方案不是单纯的一个管理软件问题。针对它们的解决方案只能是一个应变的、可持续改进的策略性方案。针对上述问题,我认为有如下几点解决办法可供参考:
      (一)彻底更新财务管理观念,采用集中式财务管理模式
      财务管理信息化体现着现代企业管理思想,它不是-个单一的IT系统,而是-个极其复杂的多系统组合,要求改变领导方式、内部政策、组织结构、考核程序和标准,同时减轻财务人员的工作量,提高工作效率。财务管理信息化的基本思想就是协同集中管理。在企业内部,各个职能部门的子系统与中心数据库相联。各系统数据传递给会计信息系统,会计信息系统进行动态核算,然后把处理过的会计信息传回中心数据库,决策系统和监控系统随时调用中心数据库的信息进行决策分析和预算控制。在企业外部,通过外联网或互联网,及时了解资本市场、采购市场、销售市场的动态,做出及时的反映。它带来了管理观念的更新和变革,它是以完全不同于传统的思维方式。中小企业管理者往往认为达不到如此一个大的规模,或者情愿选择停滞不前,这个就需要管理者有着前瞻意识,对财务管理观念彻底改变。
      (二)合理规划,分步稳定推进财务模块建设
      建立统一的财务核算基础信息化平台,实现各部门之间财务管理信息系统的互联互通,能够满足单一法人的独立核算体系需求。使用电子货币是财务管理信息化的重要环节,在结算时不需要支票、汇票、现金纸质票据而直接由网络上的电子货币自动划转,加快了资金周转,降低了资金成本。而且通过网上银行系统的建立,使财务人员足不出户即可完成款项划拨的全部操作,缩短了资金在途时间,同时避免了往返银行途中可能发生的银行票据遗失、失窃等事故。由于资金划拨指令必须由出纳先提交、会计或财务主管人员后批准,且在网上长期留有操作人、操作时间、操作内容的详细记录,具有不可替代性与不可抵赖性,促进了财务内部控制制度的落实。
      (三)设立专职岗位,培养财务管理信息化建设的高端人才
      企业管理以财务管理为核心,财务管理以资金管理为中心。财务管理信息化的实施是一个复杂的过程,需要不断加以改进完善,也必将经历一个漫长的周期。在财务部门设立专门的信息化管理岗位,及时解决运行中出现的新问题、新情况,做好财务管理信息化的运行维护与持续完善工作。总之,只有通过设置专职岗位,才能培养一批既懂管理又懂信息化的复合型人才,保障信息系统的正常运转,并且在国家有关政策法规的变化后能够快速应变。评估与控制企业各项管理及业务进行风险,还可以对各层面经营风险和财务风险进行全方位监控。
      (四)选择一款合适的财务软件
      挑选的IT软件价格适中,报价体系不要太复杂。随着企业的成长,将来可以很容易平滑升级到中大型EPR系统。能支持企业集团的多层细、多维度复杂组织结构体系核算要求,具有完善的财务管理体系、通畅的报表汇总和合并体系、适用于集团管理的预决算体系、高效有序的资金管理体系、实用的项目成本控制体系、资产管理体系和决策分析体系。通过上述分析,不难得出可以通过以下几个标准来选择一款合适的财务软件:
      1、财务软件的处理流程是否适应企业现行的财务流程。当企业的财务流程发生变化后,财务软件的处理流程也要相应发生变化,否则企业将花费相当大的成本进行流程改造。在选用财务软件时,企业应根据现行的财务流程,初步规划会计电算化后的财务流程,并以此为依据,选择相应的财务软件。
      2、财务软件所用操作平台是否与企业操作平台一致。必须考虑到操作平台的兼容性,否则在不同版本下开发的财务软件应用起来可能存在不同的问题,即使厂商打出许多补丁,也往往不能令人满意。
      3、财务软件所用的数据库是否与企业选用的数据库一致。如果财务软件所用的数据库与其不一致,不但增加了企业成本,也为财务信息的收集、分配带来困难。如果财务信息不能直接为企业的其他系统所用,则很容易形成信息孤岛,或者要大费周折地进行数据转换。
      4、财务软件是否预留相关接口。目前,国家及有关地方都规定了一些会计标准数据格式,采用标准数据格式的财务软件可以很容易地将会计数据进行导入和导出。这个就需要预留相关接口以便数据的传输。
      5、财务软件的性能是否安全可靠。财务软件能否有效防止财务信息被泄漏和被破坏,以及软件自身防错和纠错的能力,都在选择软件时必须考虑在内。
      6、财务软件的操作设计是否适应企业的特点。中小企业覆盖面广,个性化的定制已成为趋势,选择一款适合企业特点的财务软件,能提高利用效率,帮助企业迅速成长。
      7、财务软件的打印模块是否完整。在财务软件的开发过程中,打印模块通常较难设计,所以,企业在购买前应该进行相关账簿的模拟打印,在确认符合企业凭证、账簿、报表的打印要求之后再进行购买。
      四、结论
      国资委副主任李伟在阐述未来5年中央企业必须突出的五项工作重点时曾提出“要以集团财务集中管理为重点,加快提高财务和业务管理信息化水平”,所以,要通过信息化建设进一步梳理和优化管理流程、组织结构,进一步建设和完善资产管理、销售管理和风险管理等系统,推动实现精细化和扁平化管理,提高整体管理效率和科学决策水平。财务管理作为企业管理的重中之重,其核心就是财务管理信息化。“工欲善其事,必先利其器。”财务管理信息化建设的目标就是通过应用统一的计算机财务管理软件,实现财务信息与业务流程一体化;生产经营全过程的信息流、物流、资金流的集成和数据共享,保障企业预算、结算、监控等财务管理工作规范化、高效化。管理层只有及时、准确、全面地掌握以财务信息为核心的管理信息,才能对企业内部的各种资源进行高度集中的管理和配置,从而迅速地作出科学决策,实现企业价值最大化的经营目标。因此,只要中小在构建企业一体化信息系统过程中,加强企业管控力度,打破部门间壁垒,建立统一的信息化标准,并培训业务及信息应用复合型人才,必将实现公司财务管理工作的飞跃性发展,引领公司财务管理工作进入一个崭新的信息化时代。
      (作者单位:中国人民银行南昌中心支行)

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